Bürokultur heute, Silke Heep-Rheinganz, Bacharach-Neurath
Bürokultur heute, Silke Heep-Rheinganz, Bacharach

Für den ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance

Wie fange ich den Brief/die E-Mail an?

Nicht selten tun wir uns schwer mit der Einleitung eines Briefes oder einer E-Mail: wir wollen nicht mit der Tür ins Haus fallen und unhöflich wollen wir natürlich auch nicht erscheinen. Was passiert? Wir greifen in unserer Not zurück auf Uralt-Floskeln wie:

 

  • In vorbezeichneter (oben genannter) Angelegenheit …
  • Bezug nehmend auf Ihr Schreiben vom/auf das soeben geführte Telefonat … teilen wir Ihnen mit, dass …
  • In der Anlage übersenden wir Ihnen …
  • Wir haben Ihr Schreiben erhalten …
  • Bezüglich Ihres Schreibens vom … teilen wir Ihnen mit …
  • Wir kommen zurück auf Ihr Schreiben vom … und teilen Ihnen mit, dass …
  • Im Nachgang zu unserem Schreiben vom …

 

Und oft denken wir gar nicht mehr darüber nach, was wir so aufs Papier bringen oder in die Tastatur hauen:

 

  • „Wir haben Ihr Schreiben erhalten …“: Ja klar, sonst würden wir nicht antworten.
  • „In der Anlage übersenden wir …“: In welcher Anlage? In der Parkanlage?
  • „Wir teilen Ihnen mit …“: Warum muss ich dem Empfänger eigentlich erklären, dass er gerade ein Schreiben von mir erhält, mit dem ich ihm etwas mitteile?
  • „In vorbezeichneter Angelegenheit …“: Wenn ein Betreff genannt wird, wird auch dem ungeübtesten Empfänger klar sein, dass es hierum geht …
  •  Und was ist eigentlich ein "Nachgang"?

 

Ganz ehrlich, elegante Türöffner sind das sicher nicht, oder? Was halten Sie davon, Ihr Unternehmen, Ihre Dienstleistung, Ihr Anliegen von Beginn an optimal zu präsentieren? Warum nicht beim Empfänger – ganz gleich ob geschäftlich oder privat – bereits mit dem ersten Satz Interesse wecken, statt ihn mit unnötigen und nichtssagenden Phrasen zu langweilen oder sogar zu ärgern?


Wie das aussehen kann? Hier einige Vorschläge für einen guten Start in den Brief:

Antwort auf Anfrage:

  • Mit diesem Brief/dieser E-Mail erhalten Sie ...
  • Wir freuen uns, dass Sie durch einen Artikel in der Zeitschrift XY auf unser Produkt YZ aufmerksam wurden.


Anfrage:

  • Ein Artikel in der Zeitschrift XY hat uns auf Ihr Produkt YZ aufmerksam gemacht.
  • Ihr Katalog macht mich neugierig auf weitere Informationen. Bitte schicken Sie mir …


Bestellung:

  • Vielen Dank für die Informationen über XY …
  • Ihr Angebot überzeugt mich. Bitte liefern Sie …


Allgemein:

  • Wir freuen uns über Ihren Entschluss, unsere Kundin zu werden.
  • Sie erhalten heute unsere Informationsbroschüre YZ …
  • Danke, dass Sie uns geschildert haben, womit Sie nicht zufrieden sind.
  • Vielen Dank für Ihren Auftrag vom …, den ich gern bestätige: …

 

Wagen Sie es doch einfach und schreiben Sie bereits die Einleitung Ihrer Briefe flott, leserorientiert und zeitgemäß: fangen Sie mit der Sache an, ohne belanglose Floskeln und unnötige Eröffnungsworte. Denn nein, es ist nicht unhöflich, schnell auf den Punkt zu kommen. Im Gegenteil, die meisten Empfänger sind dankbar für kurze Briefe, in denen alles Wichtige steht und alles Unwichtige weggelassen ist. Tatsächlich gewinnen oder verlieren wir mit den ersten (zehn) Wörtern das Interesse des Lesers!

Und wie schaffen Sie es nun, die festsitzenden Floskeln abzuschütteln? Suchen Sie 1 - 2 Einstiegssätze heraus, die Sie häufig verwenden und benutzen Sie sie in den nächsten Wochen immer wieder, bis sie sich gut eingeprägt haben und Sie die alten Phrasen nicht mehr benutzen; und erst dann folgt der nächste Satz.

Sie haben noch Fragen zu diesem Thema oder suchen allgemein Lösungen im Bereich Geschäftskorrespondenz »? Dann sprechen Sie mich einfach an.