Bürokultur heute, Silke Heep-Rheinganz, Bacharach-Neurath
Bürokultur heute, Silke Heep-Rheinganz, Bacharach

Kopf frei durch erfolgreiches Ausmisten ...

Wie packe ich’s richtig an?

 

Ja, wo sollen wir denn nun anfangen, wenn wir in mühevoller Kleinarbeit Blatt für Blatt, Zeitschrift für Zeitschrift, Bücher, Aktenordner und und und zusammengetragen und gestapelt haben? Und das möglicherweise über Wochen, Monate … gar Jahre?

Nein, ich will Sie nicht aufziehen, denn ich weiß, dass es meist nicht einfach nur Bequemlichkeit oder Unlust ist, die diese Berge wachsen lassen; und Unvermögen ist es auch nicht. Vielmehr werden wir tagtäglich zugeworfen mit Papier- und elektronischer Post, manchmal flattern 3, 4 und mehr Newsletter in einer Woche ins Haus und auch die abonnierten Fachzeitschriften sind wichtig und wollen gelesen werden. Doch das Leben als Jäger und Sammler kostet eine Menge Energie, Nerven und vor allen Dingen Zeit und schon kommen wir ins Trudeln: Schnell legen wir das Schreiben der Bank auf dem Fensterbrett ab, die Anfrage eines Kunden kommt natürlich auf den Schreibtischstapel – schließlich geht es hier um einen Auftrag –, das Telefon klingelt und so landet die Zeitschrift mit einem mittlerweile gekonnten Wurf auf dem ansehnlichen Stapel in der Ecke und der Klebezettel mit dem wichtigen Hinweis zum Termin in der nächsten Woche wird fix an den Bildschirm gepinnt – in der Hoffnung, dass er auch dort kleben bleibt …

 

So werden die Papierberge immer größer, immer höher, immer unübersichtlicher und haben wir das erst einmal eine Zeit lang erfolgreich praktiziert, sitzen wir auf so viel Papier und abzuarbeitenden Stapeln, dass es uns richtig belastet und wir mit Stress reagieren. Dumm nur, dass wir auf Stress meist mit neuen Stapeln reagieren. Schlecht für uns ist auch, dass nachgewiesenermaßen unser Unterbewusstsein auf die Stapel reagiert: Papier, das ohne erkennbare Struktur herumliegt, wird von unserem Unterbewusstsein als Aufgabe wahrgenommen, ganz gleich, um was es sich tatsächlich handelt. Die Folge ist: Je mehr Stapel sich angesammelt haben, umso mehr prasseln die Botschaften „Arbeit“, „noch mehr Arbeit“, „noch viel mehr Arbeit“ und schließlich ein „Ich schaffe das nicht mehr!“ auf uns ein.

 

Ganz klar: Will ich an diesem Zustand etwas ändern, muss erst einmal aufgeräumt bzw. ausgemistet werden. Doch wie?

 

Sind Sie bereit, die Dinge in die Hand zu nehmen? Dann ist der Schlüssel zum Erfolg

  • klar in den Entscheidungen,
  • konsequent in der Umsetzung und
  • beharrlich und ausdauernd bis zum Erreichen des Ziels zu sein.

Hört sich eigentlich gar nicht so schwer an, oder? Aber Sie ahnen schon oder wissen es gar aus eigener Erfahrung: es ist alles andere als leicht.

Denn jetzt kommt der Elefant ins Spiel, den wir zu gern auf einmal verspeisen wollen; es wird hier ein wenig geräumt, in der anderen Ecke etwas in die Hand genommen und dort noch ein bisschen umgeschichtet. Ganz schnell überkommt uns das Gefühl, dass es eigentlich mit jedem Handgriff schlimmer statt besser wird. Der Frust nimmt zu und wir geben auf, bevor wir überhaupt richtig begonnern haben.

 

Ja, und dann ist da auch noch die Sache mit der Ablenkung. Vielleicht kennen Sie das: Man durchforstet gerade einen besonders hohen Stapel und plötzlich, unverhofft und mittendrin, taucht die alte Einladung zu einem Ehemaligentreffen auf; zurückversetzt in eine andere Zeit schwelgen wir in Erinnerungen an Heidemarie, Klaus und Claudia. Gab es da nicht im Schrank noch ein Album mit Fotos vom letzten Klassenausflug? Wir springen auf … Mensch, was sahen wir da noch jung aus … Und ruck, zuck ist eine Stunde oder mehr vergangen, die wir zugegebenermaßen genossen haben, doch auch hier lässt der Ärger – und zwar der auf uns selbst – nicht lange auf sich warten: der Papierstapel liegt nämlich noch unverändert vor uns.  

 

Wie es klappen kann ...

1. Bitte genau hinschauen!

Schauen Sie sich um und halten den Ist-Zustand im Bild fest. Durch die veränderte Betrachtungsweise werden Ihnen auch kleine Problemzonen auffallen, die Sie so vorher gar nicht gesehen haben. Und ja, auch als Abschreckung für die Zukunft kann das Bildmaterial nach einer erfolgreichen Aufräumaktion verwendet werden.


2.
Nehmen Sie sich Zeit!

Tragen Sie einen Termin mit sich selbst ein, der je nach Umfang einen halben – im Extremfall sogar einen ganzen – Tag dauern sollte; 2 Stunden am Stück sind ein Muss. Warum so rigoros? Sie glauben nicht, wie sehr das Genervt-Sein vom eigenen Krempel Sie dazu motivieren kann, das Wegwerfen zu erleichtern.


3.
Sie brauchen Ruhe!

Suchen Sie sich am besten einen Tag aus, an dem Sie allein im Büro sind, schließen Sie die Tür und schalten nach Möglichkeit das Telefon aus. Ziel ist es, in den nötigen Wegwerf-Rausch zu kommen, was aber nur klappt, wenn Sie nicht gestört werden und sich nicht zwischendurch mit anderen Arbeiten beschäftigen.


4.
Sie benötigen einen großen Mülleimer …

… und ich meine wirklich groß. Besser noch, Sie besorgen sich einige Kartons oder Klappboxen mit großer Öffnung, die Sie regelrecht auffordern: „Mach mich voll!“


5.
Nehmen Sie sich einen Teilbereich vor (… ja genau, der Elefant lässt grüßen)!

Beginnen Sie nicht an mehreren Orten gleichzeitig, sondern suchen Sie sich eine Ecke, einen Stapel oder eine Schublade aus. Definieren Sie zu Beginn ganz klar ein Ziel, das auch tatsächlich machbar ist!


6.
Behalten oder wegwerfen?

Entscheiden Sie sich zunächst nur für ja oder nein und versuchen Sie bitte nicht, zu entrümpeln und gleichzeitig neu zu strukturieren, denn damit kicken Sie sich aus dem Wegwerf-Rausch. Lediglich ein grobes Vorsortieren in maximal 4 Bereiche (z. B. Wegwerfen/Abgeschlossene Vorgänge/Nachschlagen/Aktuelles) ist erlaubt. Und sollten Ihnen beim Ausmisten Ideen für eine künftige Neuordnung kommen, bitte merken oder eine kurze Notiz machen, aber erst später ausarbeiten und umsetzen.


7.
Rücken Sie „dem Ding“ auf die Pelle, kreisen Sie es ein – stellen Sie sich hilfreiche Behalten-/Wegwerf-Fragen:

  • Brauche ich dieses Dokument, Ding, Zeug wirklich oder horte ich es nur (und finde es wahrscheinlich gar nicht, wenn ich danach suche)?

Sie sind noch unsicher? Hier die nächste Frage:

  • Wofür brauche ich es (tatsächlich)?

Das Ergebnis  ist noch immer nicht eindeutig? Okay …

  • Wann brauche ich es? / Wann habe ich es zuletzt benutzt?

Und zu guter Letzt …

  • Wie groß ist der Aufwand für die Wiederbeschaffung?

Oft gibt es Kopien bei Kollegen, es ist im Computer gespeichert oder die Recherche im Internet ist sowieso viel einfacher …

Nein, bitte nicht zögern und lange überlegen; stellen Sie sich diese Fragen ernsthaft, kritisch und beantworten Sie sie schnell, sodass am Ende tatsächlich nur ein klares JA oder NEIN bzw. BEHALTEN oder WEGWERFEN stehen kann. Jetzt nämlich wird Ihr Ausmisten erfolgreich sein und Sie schaffen Freiräume im Büro und im Kopf!

 

Das muss ich Ihnen noch erzählen:

Irgendwie hatte ich ein schlechtes Gewissen – ich meine wegen dem Beispiel mit dem Aufessen eines Elefanten ;-( Also habe ich mir überlegt, wie ich das wieder ausbügeln kann, habe ein wenig im Internet recherchiert und Folgendes über die Symbolkraft der Dickhäuter als Glücksbringer gefunden:

Ein Elefant stellt heutzutage ein Symbol für Klugheit und Stärke dar. In der chinesischen Mythologie gilt er als ein Tier mit einer außerordentlich hohen Moral und das Reiten auf einem Elefanten bedeutet sehr viel Glück für die kommenden Jahre. Außerdem steht er für Weisheit, Wissen und auch Gesundheit.
Auch verfügen Elefanten über ein ausgezeichnetes Gedächtnis und kommen daher häufig als Glücksbringer zum Einsatz; die Kraft und Ausdauer des Elefanten in Form dieser Glückbringer können dem Menschen in schwierigen Situationen helfen und ihn somit unterstützen, diese erfolgreich zu bewältigen

Na, wenn das nicht gleich viel sympathischer klingt ;-)

 

Organisationstipps aus vorangegangenen Ausgaben:

Wo fängt "Ordnung im Büro" eigentlich an? »
Wichtiges Arbeitswerkzeug, das nicht fehlen sollte ... »